Steeds meer mensen besluiten om zelfstandige zonder personeel te worden (zzp’er). Nederland telt momenteel ruim 1 miljoen zelfstandigen en dit aantal blijft nog steeds stijgen. Maar welke stappen moeten er eigenlijk allemaal worden gezet voordat u aan de slag kunt bij uw opdrachtgevers? In deze blog ga ik daar verder op in.

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

Allereerst schrijft u zich in bij de Kamer van Koophandel, via de site van de KvK is inschrijven een peulenschil. Na de voorinschrijving maakt u een afspraak op het kantoor van de KvK waar u een uittreksel krijgt van uw inschrijving. De kosten van de inschrijving bedragen € 50,00. Deze kosten zijn uiteraard aftrekbaar van de winst van uw onderneming, dus bewaar de factuur goed. U moet zich uiterlijk 1 week na of op zijn vroegst 1 week voor de start van uw bedrijf hebben ingeschreven in het register van de KvK.

Door de inschrijving in het Handelsregister worden automatisch uw gegevens naar de Belastingdienst gestuurd, na inschrijving ontvangt u bij het KvK direct uw btw-nummer.

Open een zakelijke rekening

Als men als deeltijd zzp’er maar € 1.500 omzet heeft per jaar is er niets op tegen om de privérekening gewoon te gebruiken voor de zaak, aan het hebben van een zakelijke rekening zijn uiteraard ook kosten verbonden. Let wel op want veel banken verbieden in hun voorwaarden dat de rekening zakelijk mag worden gebruikt, dus neem altijd eerst contact op met uw bank.

Het hebben van een zakelijke rekening heeft veel voordelen, zo worden de kosten en baten apart van de privérekening gehouden en heeft het bedrijf een professionele uitstraling naar buiten toe. Daarnaast is het voor de boekhouder veel handiger. De kosten van een zakelijke rekening variëren, KNAB heeft prijzen van € 5,00 per maand, maar de Rabobank heeft momenteel ook lage tarieven en biedt daarnaast een gratis verzekering aan voor zelfstandigen voor 6 maanden (bedrijfsaansprakelijkheid). Op internet is gemakkelijk een vergelijking te maken tussen de diverse aanbieders op bankgebied.

U heeft nu uw KvK inschrijving, uw btw-nummer en uw zakelijke rekening

U bent nu klaar om te gaan werken voor uw opdrachtgevers, maar zorg ervoor dat u zo snel mogelijk een boekhouding op poten zet of dit uitbesteed. U hebt namelijk als zelfstandige niet alleen rechten maar ook een aantal plichten zoals de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting (in deze blog ga ik verder in op de btw-aangifte). Als u gaat factureren naar klanten is het belangrijk om aan de factuureisen van de Belastingdienst te voldoen.

Wat is precies een btw-aangifte?

Het verschil tussen de btw op verkoopfacturen en de btw op inkoopfacturen of kassabonnen is het bedrag dat u moet betalen. Deze btw dient u aan te geven middels de btw-aangifte. Elk kwartaal moet deze aangifte worden gedaan (via de site van de Belastingdienst of via boekhoudsoftware) en voldaan. Dit kan tot uiterlijk 1 maand na het einde van elk kwartaal. Dus in april doet u aangifte van het eerste kwartaal, in juli van het tweede, in oktober van het derde en in januari van het vierde kwartaal. Betaling moet binnen zijn op de laatste dag van die maand bij de Belastingdienst. Zorg dus voor een aantal dagen ruimte en wacht niet tot het laatst. Bij de betaling moet ook een kenmerk worden ingevuld die in de brief van de Belastingdienst staat. Vergeet dit kenmerk niet want anders kan het voorkomen dat uw betaling niet goed wordt verwerkt. Het doen van aangifte is niet vrijblijvend en door het niet doen van aangifte kunnen boetes worden opgelegd.

Maar hoe doe ik deze aangifte?

Heb ik een boekhoudpakket nodig of verwerk ik alles in Excel? Kleine administraties kunnen gemakkelijk in Excel bijgehouden worden maar met de huidige moderne online softwarepakketten is dit eigenlijk niet meer nodig. Zelf werk ik sinds 2009 heel plezierig met Informer Online. Het factuurabonnement kost € 5,00 per maand en daarbij krijgt u een gratis App van Informer in de stijl van het boekhoudkantoor van jouw boekhouder (in mijn geval TvO Administratie app die te downloaden is voor alle besturingsprogramma’s). Met dit pakket kunt u zelf verkoopfacturen en klanten aanmaken. Kassabonnen en inkoopfacturen stuurt u via de app met een foto rechtstreeks door naar de boekhouding. De boekhouder ziet deze inkoopfactuur of bon binnen komen waar deze wordt aangemerkt als “te verwerken”.  Ook is het mogelijk om inkoopfacturen die u ontvangt in pdf-formaat door te sturen naar een (door u bepaald) e-mailadres van informer. Door deze handeling wordt de factuur in het boekhoudpakket neergezet op dezelfde plaats als de bonnen en facturen die via de app zijn doorgestuurd. Supersnel en handig dus! Bekijk de video van Informer Online hier. De btw-aangifte kan gelijk met Informer Online verstuurd worden naar de Belastingdienst. Erg handig! Mocht u geen gebruik maken van boekhoudsoftware, maar van bijvoorbeeld het programma Excel dan kunt u de gefactureerde btw met bijbehorende omzet en de btw die leveranciers naar u hebben gefactureerd met de bijbehorende kosten invullen op de site van de Belastingdienst. Het voordeel van een boekhoudpakket is dat door middel van alle boekingen (verkoopfacturen, inkoopfacturen en de bank) een balans en winst-en verliesrekening wordt aangelegd. Deze informatie heeft u nodig voor het doen van uw aangifte inkomstenbelasting.

Na deze stappen kunt u factureren, betalen, zorgen dat de btw-aangifte kan worden gedaan en kunt u doen waar u het beste in bent namelijk uw eigen zaak uitbouwen.

Mocht u nog vragen hebben, stel ze gerust.